Japanse managementfilosofie toepassen op kantoor

5S is een manier om de werkplek beter te organiseren. Het is een systematische vorm van visueel management, van bedieningshandleidingen tot vloertape. Maar niet alleen inrichten of het organiseren van de productieomgeving zijn van belang, het maximaliseren van veiligheid en efficiëntie zijn ook zeer belangrijk. Dit draagt uiteindelijk bij aan winst die behaald kan worden door het toepassen van deze filosofie. 5S methode legt de nadruk op gebruik van specifieke mentaliteit en de tools om efficiënt te werk te gaan.

5S met hulp van collega’s

het principe van 5S op kantoor toepassen is eigenlijk heel simpel, maar zonder hulp kan het niet. “Orde kun je creëren door alles wat overbodig is weg te gooien. Aan de start van dit proces heb je misschien hulp nodig van collega’s. Zelf gooi je dingen minder snel weg dan wanneer je hier hulp bij zou krijgen. Collega’s kunnen je helpen met een ander oog te leren kijken en sorteren.

Je mailbox helemaal leeg

Structuur kun je niet alleen op je bureau creëren, maar ook op je pc. Iedereen droomt van een lege mailbox en dit is mogelijk met behulp van de 5S filosofie te bereiken, wat een lege mailbox aan het eind van de dag is een leeg hoofd. De mailbox op verdelen in zowel een kort als lang archief, maar ook de dingen die snel moeten gebeuren met hoge prioriteit markeren. Naast structuur aanbrengen in het bewaren van mails en andere documenten wordt ook aangeraden te werken met de outlookagenda. Hier kun je namelijk alles in zetten, van afspraken tot notities. Het is een eenvoudig systeem dat ook direct alles zeer overzichtelijk maakt.

Verzamelwoede tegengaan

Archiefkasten die uitpuilt. Je ziet haast door de bomen het bos niet meer. Door de jaren heen is de kans groot dat je een verzameling aan boeken, klappers, rapporten, verslagen en dergelijke. ga overal doorheen en stel vast of het nog bewaard moet worden. Als je iets niet meer nodig hebt kan het direct de container of papierversnipperaar in. Rapporten kunnen in gescand worden en structureel, digitaal bewaard worden. Aan het eind van een opruim dag zoals beschreven is de kans groot dat je nog maar een kwart over hebt van de spullen waar je de dag mee starten.